01Phạm vi áp dụng
Chính sách này giải thích cách [Tên công ty] (“The English Journey”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn dùng website, ứng dụng và các dịch vụ học tập của The English Journey. Chính sách được áp dụng cùng Điều khoản sử dụng.
02Dữ liệu chúng tôi thu thập
Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu cần cho việc học và vận hành dịch vụ:
- Tài khoản
- Email, mật khẩu (lưu dạng băm), tên hiển thị. Nếu đăng nhập bằng Google hoặc Facebook: mã định danh tài khoản, email, tên và ảnh đại diện do nền tảng đó cung cấp (dùng làm tên hiển thị và ảnh đại diện ban đầu; ảnh được sao chép về máy chủ lưu trữ của chúng tôi).
- Hồ sơ (tuỳ chọn)
- Ảnh đại diện, giới thiệu ngắn, số điện thoại, giới tính, ngày sinh, mục tiêu học và thời lượng học mỗi ngày — chỉ khi bạn tự điền.
- Lộ trình học (tuỳ chọn)
- Khi bạn lập lộ trình IELTS: mục đích học, bạn đang là học sinh, sinh viên hay người đi làm, hình thức thi, band đã thi hoặc trình độ tự đánh giá, band mục tiêu, ngày thi, thời lượng học mỗi ngày và nơi bạn biết đến chúng tôi.
- Quá trình học
- Trình độ, khoá học đã đăng ký, tiến độ bài học, bài làm và kết quả, lượt ôn flashcard, tiến độ luyện nghe video (câu đã chép chính tả, câu đã nói đuổi, điểm trắc nghiệm), XP, chuỗi ngày học và số hoạt động học mỗi ngày (để vẽ lịch hoạt động), từ vựng và bài ngữ pháp bạn lưu vào sổ tay.
- Bài nói
- Bản ghi giọng nói khi bạn làm phần Nói (Speaking) của đề thi; khi phần Nói được AI chấm: lời nói được nhận diện thành chữ, điểm phát âm và nhận xét.
- Nội dung bạn tạo
- Bài viết, câu hỏi, bình luận trong Cộng đồng và các tệp bạn tải lên (ví dụ ảnh đại diện).
- Thanh toán
- Đơn mua gói PRO: mã đơn, thời hạn, số tiền, thời gian và trạng thái thanh toán, mã đơn và mã giao dịch phía cổng thanh toán SePay, ngày bắt đầu và ngày hết hạn PRO. Bạn chuyển khoản trong ứng dụng ngân hàng của mình; chúng tôi không nhận và không lưu số thẻ, mật khẩu hay thông tin đăng nhập ngân hàng. Khi bạn mua qua email hoặc Zalo: nội dung trao đổi và thông tin dùng để đối soát khoản thanh toán.
- Liên hệ & bản tin
- Họ tên, email, số điện thoại (nếu có) và nội dung bạn gửi qua form Liên hệ; email đăng ký nhận bản tin.
- Kỹ thuật
- Thời điểm đăng nhập gần nhất, phiên đăng nhập, mã thông báo đẩy và loại thiết bị (khi dùng ứng dụng), địa chỉ IP và trình duyệt trong nhật ký máy chủ.
03Mục đích sử dụng
- Tạo và bảo vệ tài khoản: xác thực email và đặt lại mật khẩu bằng OTP, đăng nhập, phát hiện truy cập bất thường.
- Cung cấp việc học: lưu tiến độ, chấm bài, gợi ý bài tiếp theo, nhắc ôn tập đúng lúc, xếp việc hằng ngày của lộ trình theo mục tiêu và kết quả bài làm của bạn.
- Chấm bài viết và bài nói bằng AI: tự động sau khi bạn nộp bài thi có phần Viết hoặc Nói (khi tài khoản còn lượt chấm của tháng), hoặc khi bạn bấm “Chấm bằng AI”.
- Xử lý việc mua gói PRO: xác nhận thanh toán, mở và quản lý thời hạn PRO, hoàn tiền và xuất hoá đơn.
- Trả lời câu hỏi, hỗ trợ kỹ thuật và gửi thông báo quan trọng về tài khoản hoặc thay đổi chính sách.
- Gửi bản tin và ưu đãi — chỉ khi bạn đăng ký, và bạn có thể huỷ bất cứ lúc nào qua đường dẫn trong email.
- Cải thiện nội dung và sản phẩm dựa trên số liệu tổng hợp, không nhằm nhận diện từng cá nhân (ví dụ: bao nhiêu phần trăm học viên học để du học, band mục tiêu phổ biến, học viên biết đến chúng tôi qua kênh nào).
04Cơ sở xử lý dữ liệu
Chúng tôi xử lý dữ liệu dựa trên:
- Sự đồng ý của bạn khi tạo tài khoản, gửi form hoặc đăng ký bản tin. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào; việc rút lại không ảnh hưởng đến những gì đã xử lý trước đó.
- Việc thực hiện dịch vụ bạn đã đăng ký, như lưu tiến độ học hoặc cung cấp khoá học bạn đã mua.
- Nghĩa vụ pháp lý, như lưu chứng từ kế toán, thuế hoặc phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
05Chia sẻ dữ liệu
Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ ở mức cần thiết với:
- Nhà cung cấp hạ tầng: máy chủ, cơ sở dữ liệu và lưu trữ tệp (Cloudflare R2).
- Dịch vụ gửi email, để gửi mã OTP, thông báo tài khoản và bản tin.
- Cổng thanh toán SePay và ngân hàng, khi bạn mua gói PRO: chúng tôi chỉ gửi SePay mã đơn, số tiền và mô tả đơn (không gửi email hay tên tài khoản của bạn). Trình duyệt của bạn mở trang thanh toán của SePay, nên SePay nhận được địa chỉ IP và thông tin trình duyệt; giao dịch chuyển khoản do ngân hàng của bạn và SePay xử lý theo chính sách của họ.
- Zalo, khi bạn chủ động nhắn tin cho chúng tôi qua Zalo (ví dụ để mua gói PRO): tin nhắn được xử lý theo chính sách của Zalo.
- Google hoặc Facebook, khi bạn chủ động chọn đăng nhập bằng các nền tảng này.
- YouTube (Google), khi bạn mở một video luyện nghe: video chỉ phát qua trình phát nhúng chính thức của YouTube ở chế độ tăng cường quyền riêng tư (youtube-nocookie.com). Trình duyệt kết nối trực tiếp tới YouTube, nên YouTube nhận được địa chỉ IP, thông tin trình duyệt và việc bạn xem video, theo chính sách quyền riêng tư của Google. Chúng tôi không gửi dữ liệu tài khoản của bạn cho YouTube.
- Dịch vụ nhận diện giọng nói của trình duyệt, chỉ khi bạn tự bật “Chấm tự động” trong phần Nói đuổi: trình duyệt gửi giọng nói của bạn tới dịch vụ của nhà cung cấp trình duyệt (ví dụ Google với Chrome) để chuyển thành chữ và chấm độ khớp. Tính năng này tắt sẵn, và chúng tôi không nhận bản ghi hay đoạn chữ đó.
- Google (Gemini API), khi bài được chấm bằng AI (tự động sau khi bạn nộp bài thi có phần Viết hoặc Nói, hoặc khi bạn bấm “Chấm bằng AI”): chúng tôi gửi đề bài cùng bài viết của bạn, hoặc phần chữ nhận diện được từ bài nói, để AI chấm và nhận xét. Không kèm tên, email hay dữ liệu tài khoản. Google xử lý nội dung này theo điều khoản của Gemini API; với gói miễn phí của dịch vụ này, Google có thể dùng nội dung được gửi để cải thiện sản phẩm của họ.
- Microsoft (Azure AI Speech), khi phần Nói được chấm bằng AI (tự động sau khi bạn nộp bài, hoặc khi bạn bấm “Chấm bằng AI”): chúng tôi gửi bản ghi giọng nói để nhận diện lời nói và chấm phát âm. Không kèm dữ liệu tài khoản, và chúng tôi không bật tính năng lưu bản ghi của Azure.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi pháp luật yêu cầu.
Các đối tác chỉ được dùng dữ liệu cho phần việc chúng tôi giao và phải bảo mật dữ liệu theo thoả thuận.
Cộng đồng: bài viết, câu trả lời và bình luận bạn đăng trong Cộng đồng là công khai: mọi người truy cập đều xem được, và các máy tìm kiếm như Google có thể lập chỉ mục. Kèm theo là tên hiển thị và ảnh đại diện của bạn, trừ khi bạn chọn đăng ẩn danh; email và mã học viên không bao giờ hiện. Đừng ghi thông tin cá nhân vào bài. Bạn có thể sửa hoặc xoá nội dung của mình; sau khi xoá, trang không còn hiện, nhưng bản lưu của máy tìm kiếm có thể còn trong một thời gian.
Bảng xếp hạng: trong trang học, các học viên đã đăng nhập khác thấy tên hiển thị, ảnh đại diện, số XP và huy hiệu top tuần của bạn. Bạn có thể tự ẩn mình khỏi bảng xếp hạng bất cứ lúc nào trong trang Tài khoản.
06Nơi lưu trữ dữ liệu
Một số nhà cung cấp hạ tầng có thể lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu trên máy chủ đặt ngoài Việt Nam. Trong trường hợp đó, chúng tôi chỉ chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật phù hợp và thực hiện các thủ tục chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.
07Thời gian lưu trữ
- Dữ liệu tài khoản và quá trình học được lưu trong thời gian tài khoản còn hoạt động.
- Khi bạn yêu cầu xoá tài khoản, dữ liệu cá nhân được xoá hoặc ẩn danh hoá trong vòng 30 ngày, trừ phần bắt buộc lưu theo pháp luật (ví dụ chứng từ thanh toán, hoá đơn).
- Mã OTP hết hạn sau 10 phút; phiên đăng nhập hết hạn theo thời hạn cố định hoặc ngay khi bạn đăng xuất.
- Bản ghi bài nói được lưu trong kho riêng tư 30 ngày để bạn nghe lại, sau đó tự động xoá. Phần chữ nhận diện được, điểm và nhận xét của AI được giữ cùng bài làm.
- Tin nhắn gửi qua form Liên hệ được lưu tối đa 24 tháng để theo dõi và hỗ trợ.
08Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào
- Kết nối được mã hoá qua HTTPS.
- Mật khẩu, mã OTP và mã phiên đăng nhập chỉ được lưu dạng băm một chiều.
- Mỗi mã OTP chỉ có hiệu lực 10 phút và bị huỷ sau 5 lần nhập sai.
- Chỉ nhân sự cần thiết mới được truy cập hệ thống quản trị, theo phân quyền.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
09Quyền của bạn
Đối với dữ liệu cá nhân của mình, bạn có quyền:
- được biết dữ liệu nào đang được xử lý và vì mục đích gì;
- xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu;
- rút lại sự đồng ý, phản đối hoặc yêu cầu hạn chế xử lý;
- yêu cầu xoá dữ liệu và xoá tài khoản;
- khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật.
Gửi yêu cầu qua email contact@theenglishjourneyapp.com từ địa chỉ email của tài khoản. Chúng tôi xác nhận đã nhận trong vòng 3 ngày làm việc và xử lý trong thời hạn pháp luật quy định.
10Người dùng dưới 16 tuổi
Nếu bạn dưới 16 tuổi, cha mẹ hoặc người giám hộ cần đồng ý với chính sách này trước khi bạn tạo tài khoản. Nếu phát hiện tài khoản của trẻ em được tạo khi chưa có sự đồng ý này, chúng tôi sẽ liên hệ để xác minh hoặc xoá dữ liệu. Cha mẹ có thể liên hệ contact@theenglishjourneyapp.com để xem hoặc yêu cầu xoá dữ liệu của con.
12Thay đổi chính sách
Khi thay đổi cách chúng tôi xử lý dữ liệu, chính sách này sẽ được cập nhật và ngày cập nhật ở đầu trang sẽ thay đổi. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi gửi thông báo qua email ít nhất 7 ngày trước khi áp dụng.
13Liên hệ về dữ liệu cá nhân
- Đơn vị chịu trách nhiệm: [Tên công ty] — Mã số thuế: [Mã số thuế]
- Địa chỉ: Tầng 8, 123 Nguyễn Văn Linh, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh
- Email: contact@theenglishjourneyapp.com
- Hotline: 1900 6868 (Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 21:00)